Legal

Privacy Policy HeyFred B.V.

Last update: December 16, 2025

1. Inleiding

HeyFred B.V. (hierna "HeyFred", "wij", "ons" of "onze") respecteert uw privacy en zet zich in voor de bescherming van uw persoonsgegevens. Deze privacyverklaring legt uit hoe wij persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, openbaar maken en beschermen in verband met onze website heyfred.nl en de daaraan gerelateerde diensten (de "Dienst").

Wij handelen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke wet- en regelgeving.

2. Wie zijn wij?

Naam: Fred B.V. (handelend onder de naam HeyFred)
Adres: Keizersgracht 572, 1017 EM, Amsterdam, Nederland
KvK-nummer: 98354760
Btw-nummer: NL868461398B01
Contact: Via de contactgegevens op heyfred.nl

3. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen persoonsgegevens die u direct aan ons verstrekt, gegevens die automatisch worden verzameld en gegevens die wij van derden ontvangen.

3.1 Gegevens die u direct aan ons verstrekt

Contactgegevens: Naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam (indien van toepassing) wanneer u contact met ons opneemt, een demo aanvraagt, zich registreert voor een account of zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief.
Accountgegevens: Gebruikersnaam, wachtwoord (versleuteld), en andere informatie die nodig is voor het beheer van uw account.
Communicatiegegevens: Inhoud van uw communicatie met ons, zoals e-mails, chatberichten en telefoongesprekken.
Klantcontent: Alle informatie die u invoert, uploadt of aanmaakt binnen de Dienst, zoals prompts, instructies, bel scripts, kennisbankteksten, contactlijsten, tags, routeringen en configuraties. Dit kan persoonsgegevens van uzelf of van eindgebruikers bevatten.
Betaalgegevens: Informatie die nodig is voor facturatie en betaling, zoals factuuradres en bankgegevens (wij verwerken geen creditcardgegevens direct, dit gebeurt via onze betalingsprovider).

3.2 Gegevens die automatisch worden verzameld

Technische gegevens: IP-adres, browsertype en -versie, tijdzone-instelling, besturingssysteem en platform, en andere technologie op de apparaten die u gebruikt om toegang te krijgen tot deze website.
Gebruiksgegevens: Informatie over hoe u onze website en diensten gebruikt, inclusief de pagina’s die u bezoekt, de tijd die u op die pagina’s doorbrengt, de links waarop u klikt, en andere statistieken.
Locatiegegevens: Algemene locatiegegevens afgeleid van uw IP-adres.

3.3 Gegevens van derden

In sommige gevallen kunnen wij persoonsgegevens ontvangen van derden, zoals partners waarmee wij samenwerken of openbare bronnen. Wij zullen u hiervan op de hoogte stellen indien dit wettelijk vereist is.

4. Hoe gebruiken wij uw persoonsgegevens?

Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en op basis van de volgende grondslagen:

4.1 Voor de uitvoering van de overeenkomst

Om u toegang te verlenen tot en gebruik te laten maken van onze Dienst.
Om uw account te beheren en te onderhouden.
Om de door u gevraagde diensten te leveren, zoals het opzetten en beheren van AI-assistenten.
Om betalingen te verwerken en facturen te sturen.
Om met u te communiceren over uw account en de Dienst.

4.2 Voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen

Om te voldoen aan fiscale en andere wettelijke vereisten.
Om te reageren op verzoeken van bevoegde autoriteiten.

4.3 Voor onze gerechtvaardigde belangen

Verbetering van onze diensten: Om onze website, producten en diensten te analyseren, te verbeteren en te optimaliseren.
Marketing: Om u informatie te sturen over onze producten en diensten die voor u interessant kunnen zijn (u kunt zich hiervoor altijd afmelden).
Beveiliging: Om de veiligheid van onze website en diensten te waarborgen, fraude te voorkomen en misbruik te detecteren.
Klantenservice: Om uw vragen te beantwoorden en ondersteuning te bieden.
Statistieken en analyse: Voor interne rapportages en analyses om onze bedrijfsvoering te optimaliseren.

4.4 Met uw toestemming

Voor specifieke doeleinden waarvoor wij uw expliciete toestemming vragen, zoals het plaatsen van bepaalde cookies.

5. Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Wij delen uw persoonsgegevens alleen met derden wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten, om te voldoen aan een wettelijke verplichting, of wanneer u hiervoor toestemming heeft gegeven.

Dienstverleners: Wij werken samen met derden die diensten voor ons uitvoeren, zoals hostingproviders, betalingsverwerkers, e-mailmarketingdiensten en analyseproviders. Deze partijen hebben alleen toegang tot de persoonsgegevens die zij nodig hebben om hun diensten uit te voeren en zijn contractueel verplicht om uw gegevens te beschermen.
Telecom carriers en AI-aanbieders: Voor de functionaliteit van onze Dienst delen wij gegevens met telecomproviders en AI-modellen om telefoongesprekken tot stand te brengen en te verwerken.
Wettelijke verplichtingen: Wij kunnen persoonsgegevens openbaar maken indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld in het kader van een gerechtelijk bevel of een verzoek van een overheidsinstantie.
Bedrijfsovernames: In het geval van een fusie, overname of verkoop van activa kunnen uw persoonsgegevens worden overgedragen aan de betrokken derde partij.

6. Verwerkersovereenkomst

Wanneer u als Klant persoonsgegevens van uw eindgebruikers verwerkt via onze Dienst, treedt u op als verwerkingsverantwoordelijke en HeyFred als verwerker. In dat geval is onze verwerkersovereenkomst van toepassing, die integraal onderdeel uitmaakt van de overeenkomst tussen u en HeyFred. Deze overeenkomst regelt de wederzijdse rechten en plichten met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

7. Doorgifte van persoonsgegevens buiten de EER

Wij kunnen persoonsgegevens doorgeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) indien onze dienstverleners daar gevestigd zijn. In dergelijke gevallen zorgen wij ervoor dat er passende waarborgen zijn getroffen om uw privacy te beschermen, zoals het gebruik van EU-modelcontractbepalingen of het werken met partijen die gecertificeerd zijn onder een erkend raamwerk (indien van toepassing).

8. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld, of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals fiscale bewaarplichten).

De bewaartermijnen variëren afhankelijk van het type gegevens en het doel van de verwerking. Na afloop van de bewaartermijn worden uw gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

9. Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, diefstal, ongeoorloofde toegang, openbaarmaking, wijziging en vernietiging. Dit omvat onder andere:

Versleuteling van gegevens (zowel tijdens opslag als tijdens verzending).
Toegangscontroles en autorisatieprocedures.
Regelmatige beveiligingsaudits en penetratietesten.
Fysieke beveiliging van servers en datacenters.
Beveiligde verbindingen (SSL/TLS) voor onze website.

10. Uw rechten

U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

Recht op inzage: U heeft het recht om een kopie te vragen van de persoonsgegevens die wij van u bewaren.
Recht op rectificatie: U heeft het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren.
Recht op wissing (vergetelheid): U heeft het recht om in bepaalde omstandigheden uw persoonsgegevens te laten verwijderen.
Recht op beperking van de verwerking: U heeft het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken in bepaalde omstandigheden.
Recht op dataportabiliteit: U heeft het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen en deze over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
Recht van bezwaar: U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, met name bij verwerking voor direct marketing doeleinden.
Recht om toestemming in te trekken: Indien de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, heeft u het recht om deze toestemming te allen tijde in te trekken. Dit heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Om een van deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens op heyfred.nl. Wij zullen binnen de wettelijke termijn reageren op uw verzoek.

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als u van mening bent dat wij uw rechten schenden.

11. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën. Voor meer informatie hierover verwijzen wij u naar onze Cookieverklaring (indien van toepassing).

12. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. De meest recente versie zal altijd op onze website worden gepubliceerd. Wij raden u aan deze verklaring regelmatig te raadplegen om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen. Bij materiële wijzigingen zullen wij u hiervan op de hoogte stellen.

13. Contact

Als u vragen heeft over deze privacyverklaring of over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens op heyfred.nl.

1. Introduction

HeyFred B.V. (hereinafter "HeyFred", "we", "us" or "our") respects your privacy and is committed to protecting your personal data. This privacy policy explains how we collect, use, disclose and protect personal data in connection with our website heyfred.nl and related services (the "Service").

We act in accordance with the General Data Protection Regulation (GDPR) and other applicable laws and regulations.

2. Who are we?

Name: Fred B.V. (acting under the name HeyFred)
Address: Keizersgracht 572, 1017 EM, Amsterdam, The Netherlands
CoC number: 98354760
VAT number: NL868461398B01
Contact: Via the contact details on heyfred.nl

3. What personal data do we collect?

We collect personal data that you provide directly to us, data that is collected automatically and data that we receive from third parties.

3.1 Data you provide directly to us

Contact details: Name, email address, phone number, company name (if applicable) when you contact us, request a demo, register for an account or sign up for our newsletter.
Account details: Username, password (encrypted), and other information necessary for managing your account.
Communication data: Content of your communication with us, such as emails, chat messages and phone calls.
Customer content: All information you enter, upload or create within the Service, such as prompts, instructions, call scripts, knowledge base texts, contact lists, tags, routing and configurations. This may contain personal data of yourself or end users.
Payment details: Information necessary for billing and payment, such as billing address and bank details (we do not process credit card details directly, this is done via our payment provider).

3.2 Data collected automatically

Technical data: IP address, browser type and version, time zone setting, operating system and platform, and other technology on the devices you use to access this website.
Usage data: Information about how you use our website and services, including the pages you visit, the time you spend on those pages, the links you click, and other statistics.
Location data: General location data derived from your IP address.

3.3 Data from third parties

In some cases we may receive personal data from third parties, such as partners with whom we cooperate or public sources. We will inform you of this if this is legally required.

4. How do we use your personal data?

We use your personal data for the following purposes and based on the following grounds:

4.1 For the performance of the contract

To grant you access to and use of our Service.
To manage and maintain your account.
To provide the services you requested, such as setting up and managing AI assistants.
To process payments and send invoices.
To communicate with you about your account and the Service.

4.2 For compliance with legal obligations

To comply with tax and other legal requirements.
To respond to requests from competent authorities.

4.3 For our legitimate interests

Improvement of our services: To analyze, improve and optimize our website, products and services.
Marketing: To send you information about our products and services that may be of interest to you (you can always opt out of this).
Security: To guarantee the safety of our website and services, prevent fraud and detect abuse.
Customer service: To answer your questions and provide support.
Statistics and analysis: For internal reporting and analyzes to optimize our business operations.

4.4 With your consent

For specific purposes for which we ask your explicit consent, such as placing certain cookies.

5. Who do we share your personal data with?

We only share your personal data with third parties when this is necessary for the execution of our services, to comply with a legal obligation, or when you have given permission for this.

Service providers: We work with third parties who perform services for us, such as hosting providers, payment processors, email marketing services and analysis providers. These parties only have access to the personal data they need to perform their services and are contractually obliged to protect your data.
Telecom carriers and AI providers: For the functionality of our Service we share data with telecom providers and AI models to establish and process phone calls.
Legal obligations: We may disclose personal data if we are legally obliged to do so, for example in the context of a court order or a request from a government agency.
Business acquisitions: In the event of a merger, acquisition or sale of assets, your personal data may be transferred to the relevant third party.

6. Data Processing Agreement

When you as a Customer process personal data of your end users via our Service, you act as the data controller and HeyFred as the processor. In that case, our data processing agreement applies, which forms an integral part of the agreement between you and HeyFred. This agreement regulates the mutual rights and obligations with regard to the processing of personal data.

7. Transfer of personal data outside the EEA

We may transfer personal data to countries outside the European Economic Area (EEA) if our service providers are located there. In such cases, we ensure that appropriate safeguards have been taken to protect your privacy, such as the use of EU standard contractual clauses or working with parties certified under a recognized framework (if applicable).

8. How long do we keep your personal data?

We do not keep your personal data longer than is strictly necessary for the purposes for which the data were collected, or to comply with legal obligations (such as tax retention obligations).

The retention periods vary depending on the type of data and the purpose of the processing. After the retention period, your data will be deleted or anonymized.

9. How do we protect your personal data?

We take appropriate technical and organizational measures to protect your personal data against loss, theft, unauthorized access, disclosure, alteration and destruction. This includes among others:

Encryption of data (both during storage and during transmission).
Access controls and authorization procedures.
Regular security audits and penetration tests.
Physical security of servers and data centers.
Secure connections (SSL/TLS) for our website.

10. Your rights

You have the following rights with regard to your personal data:

Right of access: You have the right to request a copy of the personal data we hold about you.
Right to rectification: You have the right to have incorrect or incomplete personal data corrected.
Right to erasure (right to be forgotten): You have the right to have your personal data deleted in certain circumstances.
Right to restriction of processing: You have the right to restrict the processing of your personal data in certain circumstances.
Right to data portability: You have the right to receive your personal data in a structured, commonly used and machine-readable format and to transfer it to another data controller.
Right to object: You have the right to object to the processing of your personal data, in particular when processed for direct marketing purposes.
Right to withdraw consent: If the processing is based on your consent, you have the right to withdraw this consent at any time. This does not affect the lawfulness of the processing before the withdrawal.

To exercise any of these rights, you can contact us via the contact details on heyfred.nl. We will respond to your request within the statutory period.

You also have the right to file a complaint with the Dutch Data Protection Authority (Autoriteit Persoonsgegevens) if you believe we are violating your rights.

11. Cookies

Our website uses cookies and similar technologies. For more information about this, please refer to our Cookie Statement (if applicable).

12. Changes to this privacy policy

We may change this privacy policy from time to time. The most recent version will always be published on our website. We advise you to consult this statement regularly to stay informed of any changes. In case of material changes we will notify you.

13. Contact

If you have questions about this privacy policy or about the way we handle your personal data, you can contact us via the contact details on heyfred.nl.